Welkom bij Dutch ERP Cloud

Gebruikers van enterprise applicaties zijn gewend om hun werk via interne netwerken en of desktops uit te voeren. Met de komst van diverse mobiele apparaten en de vele mogelijkheden die deze bieden, voor de flexibele medewerker, ontstaat er een steeds grotere behoefte om een deel van de functionaliteit ook via het internet te ontsluiten.

De Oracle E-Business Suite is initieel ontworpen om te installeren op een centrale server waarbij de gebruikers toegang krijgen op een werkplek binnen het interne netwerk.

Inmiddels is de applicatie doorontwikkeld en voor een groot deel beschikbaar via een moderne HTML frontend die via het Internet worden gepubliceerd. Hiervoor heeft Oracle diverse security richtlijnen opgesteld.

Voor de onderdelen die rechtstreeks op het Internet kunnen worden ontsloten, wordt naast uiteraard https ook gebruik gemaakt van een proxy-oplossing om extra beveiliging te introduceren. Deze proxy zorgt er onder andere voor dat alleen sterke en actuele beveiligingsprotocollen worden gebruikt. Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om met een webbased VPN-oplossingen toegang te krijgen tot de applicatie. Uiteraard blijft het ook nog steeds mogelijk om een vaste verbinding in te zetten indien dit beter in het beleid van uw organisatie past.

Binnen de meeste ERP applicaties is het mogelijk om bepaalde functionaliteiten ook via mobile apps te gebruiken.
U kunt hierbij denken aan “het goedkeuren van facturen”, het “goedkeuren van inkooporders” en nog veel meer. Dit vergroot het gebruiksgemak en de toegankelijkheid van informatie.

Ook hier is het belangrijk om de beveiliging van uw informatie goed op orde te hebben. Daarnaast is connectie via het internet een randvoorwaarde voor deze flexibiliteit.
De Dutch ERP Cloud biedt u de mogelijkheid om alles uit uw ERP omgeving te halen.
Wij bieden u de mogelijkheid om gezamenlijk mobile APPS te verkennen en te implementeren. Uiteraard kunt u ook zelfstandig de beschikbare Mobile APPS installeren en out of the box gebruiken met ons cloud platform.

De Dutch ERP Cloud biedt u een single point of contact in de vorm van een Nederlandstalige servicedesk. Deze servicedesk is het eerste aanspreekpunt bij alle vragen of verzoeken van uw medewerkers. Onze servicedesk is altijd bereikbaar en gebruikers worden snel geholpen door een team van ERP-specialisten die weten waar ze het over hebben.

Daarmee bent u altijd direct in gesprek met een ter zake kundige specialist. Ter illustratie, we garanderen een reactietijd op de servicedesk van maximaal 30 minuten op het indienen van een verzoek via het portaal. Het bellen van de servicedesk resulteert altijd in een direct contact met een specialist.

Grip houden met rapportages en tevredenheidsonderzoeken
Wij houden u graag op de hoogte van hoe de servicedesk presteert. Dankzij heldere rapportages houdt u grip en controle. Ook kunnen we tevredenheidsonderzoeken voor u uitvoeren zodat u beter weet hoe uw organisatie onze servicedesk ervaart.

Het functioneel applicatie beheer zorgt voor het ontwikkelen en onderhouden van de functionaliteit van de applicatie. Waar technisch beheer ervoor zorgt dat een applicatie beschikbaar is, zorgt applicatiebeheer ervoor dat de juiste functionaliteit op de juiste manier beschikbaar is voor gebruikers en dat aanwezige functionaliteit blijft aansluiten op de behoeftes van de organisatie.
Functioneel applicatie beheer houdt zich in basis bezig met de “hoe” vraag, hoe kunnen we de wensen van de organisatie invullen zodat deze succesvol kan zijn.

Alle verstoringen op het gebied van functionaliteit worden door functioneel applicatie beheer verholpen tegen afgesproken service levels. Bovendien voert functioneel applicatie beheer pro-actief beheer uit ten behoeve van voorkomen van mogelijke verstoringen en lost functioneel applicatie beheer de oorzaak hiervan tijdig op.
Daarnaast adviseert functioneel applicatie beheer de gebruikersorganisatie over mogelijke nieuwe functionaliteit welke in overleg geïmplementeerd wordt.

Het technisch applicatie beheer betreft het afhandelen van incidenten, het uitvoeren van pro-actief beheer aan de hand van monitoring – met als doel het voorkomen van incidenten – en het uitvoeren van patches en upgrades.

Deze werkzaamheden worden uiteraard door specialisten uitgevoerd. Onze technisch applicatie beheerders hebben veel technische bagage om applicaties in technisch complexe omgevingen toch perfect te laten draaien. Zeker in de huidige online wereld waarin veel applicaties altijd, overal en tegelijk worden gebruikt, is hij een specialist die zowel de applicatie als de onderliggende infrastructuur doorgrondt. Dat maakt hem soms letterlijk ‘mission-critical’ voor zijn omgeving.

Eventuele technische upgrades die het gevolg zijn van nieuwe functionele wensen van uw organisatie vallen ook binnen deze discipline van technisch applicatiebeheer en binnen de vaste prijs. Mocht u als klant nieuwe functionaliteit wensen in de vorm van extra te implementeren modules, dan wordt in gezamenlijk overleg bepaald of de prijsstelling dient te worden herzien.

Technisch beheer omvat alle taken die nodig zijn voor het installeren, accepteren en operationeel maken en houden van informatiesystemen en technische infrastructuren. Onder technisch beheer valt ook het optimaliseren en het aanbrengen van wijzigingen in de technische infrastructuur als gevolg van fouten, uitbreiding of vervanging. Het technische beheer is gericht op het technische platform bestaande uit apparatuur met bijbehorende basisprogrammatuur en de operationalisering van de hierop gebouwde informatiesystemen. Het beheer van de bijhorende databases maakt eveneens deel uit van het technisch beheer.

MCX is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen en het beheer van de hardware. Het beheer van de hardware bestaat uit de volgende onderdelen:

• Onderhoud zoals beschreven door de leveranciers van de hardware
• Aanmelden van hardware storingen aan de leveranciers van de Hardware

Mocht derhalve blijken dat deze configuratie ontoereikend is voor een acceptabele performance, dan plaatst MCX hardware bij. Het bijplaatsen van hardware vindt vanzelfsprekend pas plaats na overleg en uw toestemming in verband met mogelijke veranderingen in de benodigde licenties.

ERP-systemen brengen regelmatig nieuwe versies (upgrades) en kleinere updates uit. Ons advies is om deze updates en upgrades met regelmaat door te voeren, zodat u over de nieuwste functionaliteit, actuele beveiliging en een moderne gebruikersinterface beschikt. Om de gebruikersorganisatie zo min mogelijk te belasten met onaangekondigde functionaliteit en eventuele tekortkomingen, is het aan te raden om elke wijziging zorgvuldig te testen.

Kan het ook slimmer?
Upgrades en updates worden door softwareleveranciers in een standaardomgeving getest. Deze inrichting kan op detailniveau afwijken van de specifieke inrichting van wat in uw gebruikersorganisaties van toepassing is. Op basis van onderzoek en ervaring heeft Dutch ERP Cloud een unieke testmethode gecreëerd. Het voordeel van deze methode is dat een groot deel van uw systeem gestandaardiseerd en deels geautomatiseerd wordt getest. Zijn er specifieke tests nodig voor uw maatwerkprocessen? Dan nemen we deze mee in onze analyse en voeren wij deze ook voor u uit. Hiermee wordt de testinspanning van de gebruikersorganisatie tot 80 procent gereduceerd. De focus verschuift voor u van testen naar het accepteren en begeleiden van nieuwe waardevolle functionaliteit.

De licentie strategie van Oracle is gericht op het afrekenen naar gebruik in tegenstelling tot het afrekenen tijdens het installeren. Dit introduceert een potentieel risico, namelijk het ongemerkt niet voldoen aan de licentie regelgeving van Oracle. Dit kan leiden tot het feit dat men wordt geconfronteerd met een naheffing.

Dit strookt niet met onze filosofie waarin organisaties zich zoveel mogelijk kunnen richten op de functionaliteit van software en zo min mogelijk tijd hoeven te besteden aan het bezit van software.

Idealiter nemen we deze zorgen weg bij de gebruikersorganisatie en schakelen we over op actieve licentiebewaking van het applicatielandschap.

Deze bewaking werkt als volgt:

• We starten met een gezamenlijke intake om te bepalen welke technologie licenties u op dat moment in tijd in gebruik heeft. Op basis van deze licenties wordt het benodigde landschap beschikbaar gesteld.
• Optioneel kan onder onze regie, een eenmalige onafhankelijke licentie-audit worden uitgevoerd door een organisatie die door Oracle is geaccrediteerd om licentie-audits te mogen uitvoeren.
• Elke maand wordt vervolgens actief gecontroleerd of er geen wijzigingen zijn in uw applicatielandschap die van invloed kunnen zijn op uw licentieverplichting. Indien er veranderingen worden geconstateerd die van invloed zijn op uw licentieplicht zullen wij met u in contact treden en de verschillende opties met u doornemen. Hiermee kunnen we geen 100% garanties afgeven maar wel een hoge mate van zekerheid dat er geen wijzigingen zijn die resulteren in een nota van Oracle.
• Optioneel kan ook jaarlijks onder onze regie, een onafhankelijke licentie-audit worden uitgevoerd door een derde partij. Dit kan nog meer zekerheid geven gezien wij geen garanties kunnen geven omdat we niet zijn geaccrediteerd.

Onderdeel van de Dutch ERP Cloud propositie is dat MCX een oplossing biedt voor software asset management van de Oracle licenties. Dat wordt gedaan door vanuit een portal een direct overzicht te geven van de door u aangeschafte licenties en hoe die op dit moment worden ingezet. Afwijkingen worden aangegeven en worden met u tijdens het reguliere Service Level Management overleg besproken.

De beveiliging van de applicatie kent meerdere lagen. De laag op de infrastructuur bestaat uit een beveiligd netwerk door middel van Firewalls, intrusion detection, en indien gewenst encryptie van data. De database laag wordt ingericht conform de eisen van uw organisatie en de beschikbare licenties. Het is in sommige situaties aan te raden om database encryptie oplossingen in te zetten.

Het beveiligingsniveau op de applicatie laag wordt uiteraard in overleg met de gebruikersorganisatie bepaald, waarbij rekening wordt gehouden met de wijze van beveiligen op de andere lagen (infrastructuur en database). Hoe meer “exposure” van de applicatie op het Internet, des te meer eisen er ook worden gesteld aan bijvoorbeeld de wachtwoordlengte die gebruikers moeten hanteren. Als een organisatie alleen in bijvoorbeeld Europa actief is, dan kan worden overwogen om de applicatie alleen voor dat deel van de wereld open te zetten.

De beveiliging die wij hanteren voor omgevingen is divers, dagelijks wordt er door Fox-IT en MCX gecontroleerd op kwetsbaarheden. De beveiliging van onze rekencentra voldoet aan de hoogste normeringen (Borgklasse 4) en de wijze waarop de beveiliging door ons wordt geregeld voldoet aan ISO 27001:2013, PCI DSS Level 3, NEN 7510. Jaarlijks wordt door een externe organisatie een SOC2 Type II rapport opgesteld en door ons aan klanten beschikbaar gesteld. Met deze uitgebreide set maatregelen garanderen we dat beveiliging onze continue aandacht heeft zodat gebruikersorganisatie zich volledig kunnen richten op het gebruik van het systeem ter ondersteuning van de organisatie.

Een rekencentrum gebruikt u voor opslag en het beheer van data en het gebruik van applicaties. Steeds vaker worden interne oplossingen voor dataopslag ingeruild voor een extern rekencentrum.

Wanneer een rekencentrum op de eigen locatie wordt gehuisvest, moeten er dure vierkante meters worden opgeofferd. Ook moet vaak rekening worden gehouden met potentiële groei over een langere periode. Wanneer de organisatie in de tussentijd sneller groeit dan verwacht, of juist krimpt, dan is het beoogde interne rekencentrum niet meer geschikt. Een extern rekencentrum biedt u meer flexibiliteit. Het groeit mee met de behoefte van een organisatie zonder dat u daar dure investeringen voor hoeft te doen.

Beheert u een intern rekencenter, dan bent u er zelf verantwoordelijk voor dat u voldoet aan alle regels. Er gaat tijd en mankracht in deze handhaving zitten en elke wijziging in de regelgeving kost nog eens extra tijd en geld. Door gebruik te maken van een extern rekencenter bent u verzekerd dat er wordt voldaan aan de strenge eisen rond milieu en beveiliging (zie onderdeel Beveiligings management).

MCX beschikt voor de Private Cloud diensten over een drietal productie rekencentra. Alle rekencentra zijn gecertificeerd voor zowel de datacenter- als internet service provider-diensten volgens de normen van ISO/IEC 27001:2013 en bevinden zich allemaal in Nederland. Hierbij heeft u de garantie dat uw data te allen tijde binnen de landsgrenzen blijft.

Naast deze drie rekencentra beschikt MCX over een vierde serverruimte in Apeldoorn. Deze is in eigen beheer en dient primair als back-up- en uitwijklocatie. Dit rekencentrum is eveneens Borg klasse 4 gecertificeerd.

Hiermee is MCX in staat om Private Cloud faciliteiten met geografische redundantie in-house aan te kunnen bieden.

Met de keuze voor een public cloud weet u vaak niet exact waar uw data opgeslagen is. Ook al is een server van een public cloud provider in Nederland gesitueerd dan is het nog altijd mogelijk dat back-up’s naar een externe locatie in een ander land worden weggeschreven. Met het nietig verklaren van het Safe Harbor-verdrag door het Europese hof, kunnen zich risico’s voordoen op het gebied van opslag van uw data. Vanuit de Dutch ERP (Private) Cloud, garanderen wij dat al uw data in Nederland staat en blijft staan. Zo behoudt u maximale grip op uw data en security.

Is uw ERP-applicatie AVG-compliant?
In de afgelopen jaren zijn organisaties zich steeds meer bewust geworden van de noodzaak van de bescherming van persoonsgegevens. De invoering van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in mei 2018, heeft dit proces verder versneld.
Toch voldoen veel ERP-systemen bij diverse organisaties nog altijd niet volledig aan de richtlijnen van de AVG.

De Dutch ERP Cloud
Wanneer u kiest voor de Dutch ERP Cloud krijgt u de beschikking over twee oplossingen waarmee u als organisatie in staat bent om met uw applicatie in onze Cloud maximaal te voldoen aan de richtlijnen van de AVG.
Oplossing nummer één betreft de implementatie van Enshore Datamasker, de tweede oplossing betreft de inrichting van de Oracle Personal Data Removal Tool.
In de komende twee alinea’s worden deze oplossingen verder toegelicht.

Enshore Datamasker®
Feit: Zonder toestemming van de eigenaar is het niet toegestaan om te testen met persoonsgegevens. Het feit dat u alleen laat testen door mensen die ook op de productieomgeving bij deze persoonsgegevens kunnen doet hier niets aan af.
De Enshore Datamasker is een datamasker oplossing die privacygevoelige gegevens in testdata vervangt door representatieve synoniemen. Deze oplossing is toepasbaar op elk type persoonsgegevens, waaronder BSN-nummers, postcodes of straatnamen. Daarnaast is het mogelijk om de data binnen een zelf aangegeven range te maskeren zodat de verhoudingen in de testdatabase intact blijven. Met de tool kan de data zowel omkeerbaar (pseudonimiseren) als onomkeerbaar (anonimiseren) worden gemaskeerd. Met de Enshore Datamasker voldoet uw test/project omgeving aan de gestelde eisen omtrent maskeren vanuit de AVG.

Oracle Personal Data Removal Tool
Feit: U moet persoonsgegevens kunnen verwijderen indien de persoon in kwestie hierom vraagt.
Voor deze, en diverse andere situaties, heeft Oracle de Oracle Personal Data Removal Tool ontwikkeld. Deze tool kunt u middels een Oracle update(patch) beschikbaar maken en maakt het mogelijk om gestructureerde persoonlijke data op te sporen en desgewenst te verwijderen uit uw ERP (productie) omgeving.
In de Dutch ERP Cloud wordt de Oracle Personal Data Removal Tool voor u ingericht. Onze consultants zijn gespecialiseerd in de analyse, de installatie, en de inrichting van deze oplossing en kunnen u helpen bij het verwijderen van data uit uw productieomgeving.